外贸服装企业如何选择管理软件

随着信息化技术的日益普及，服装生产这样的传统行业也越来越多的采用信息技术来管理自己的业务。由于服装行业多数老板对IT技术了解相对不多，面对众多产品、面对信誓旦旦的服务承诺，如何选择一套不论从产品品质、技术服务、到价格价值等各个方面都真正适合自己的管理系统，的确是一个不小的挑战。
　　目前老板们在选择管理软件时，一般通过以下三种方式，一是通过行业中的熟人、朋友、伙伴的介绍，二是通过在主动上门推销的软件供应商中比较选择，三是通过各类媒体如互联网、各类专业媒体上的介绍和广告来进行选择。可是，由于服装管理软件和实际管理流程的复杂性、外贸服装行业的多样性、以及老板的期望和员工素质的特殊性等原因，使得老板不是很容易找到一套适合自己的管理系统，不是很容易找到一个令人满意的信息化领域的合作伙伴。
第一，在理念的层面上，我们强调不应以产品为中心，而要以客户的需求为中心。(私人订制)
　　目前市场上的大多数服装管理软件供应商，还是不自觉的以自己开发的产品为中心，向客户推销自己的产品，而不管自己的产品是否合适该客户。服装业有外贸、内贸之分（内贸部分此处不多描述）。外贸中又分贸易公司、生产加工工厂。根据客户订单区域又分日韩、欧美。从成衣原料可分针织、梭织。目前市场上没有哪一个供应商能够制造出一套适合所有类型企业的管理软件，永远也不会有。因为不同的类型，业务流程就会有很大的区别，自然管理软件所需要的功能就大大的不同；还有，外贸服装企业如果处于不同的发展阶段，对管理软件的要求也会表现出很大的差异性，比如，有些外贸企业还处于发展的初级阶段，对管理软件的要求只是停留在自动处理业务流，比如订单管理、物料采购、装箱单制作等；有些企业已经要求进行仓库和成本的控制，因此对仓库和成本管理提出相应的要求；还有一些企业发展到需要对经营数据、客户订单数据进行分析，以此来调整、构建企业的经营方向和经营政策。因此，外贸服装企业选择合适自己的软件系统，首先需要对该产品是否适合自己的需要，二次开发能否达到自己的要求作出一个基本判断，而不是仅仅依靠软件提供商自我推销。
第二，看产品品质（功能和技术层面）
　　管理软件是为企业业务服务的工具，考察产品品质时需要注意三点，其一是，产品没有最好，只有最合适；其二是必须结合企业的自身特点，抓住主要矛盾，不要期望管理软件可以解决管理中的所有问题；其三是安全、可靠、稳定的重要性大于产品功能的丰富性，因为根据我们的实际统计结果看，对于一个在市场上已经比较成熟的软件而言，大多数企业只是利用了软件40%－50%的功能，而产品本身的数据安全和系统的稳定决定了用户对系统好差的评价的最重要因素。
　　从技术层面上看，并不一定最先进的技术就会带来最好用的产品，但采用的什么技术在某种程度上可以说明这是什么时代的产品、设计思想是为什么类型的客户服务的等。比如，操作系统上，管理软件有基于DOS、WINDOWS、LINUX等，其中，基于DOS的属于比较老的系统了，目前市场上大多数管理软件是基于WINDOWS操作系统的，也有部分管理软件考虑到版权的问题，采用LINUX操作系统；又比如，系统数据库，有ACCESS、SYBASE、MYSQL、SQLSERVER等，对于软件系统来说，采用什么数据库与公司的规模比较相关，较小的企业可以采用比较简单的数据库如ACCESS，这样使用维护都可以做的比较简单，而规模大的企业就应该用SQLSERVER这样的数据库，可以保障数据比较安全、系统比较稳定，但同时也要求有专门的系统管理员来维护。
第三，服务意识和服务能力
　　软件就是服务。如果提供管理软件的服务商没有很好的服务意识，或者不具备很好的服务能力的话，那么，再好的产品也是无法发挥出应有的功效的。服务包含三个方面：首先是售前的咨询，包括了解用户的真正需求、对产品功能改造作详细的方案；其次是售中的实施和培训服务，这个环节非常重要，培训的质量直接关系到系统运行的效率，培训应当分岗培训、统一演练、加强个部门各岗位的沟通与互动、逐一考核，只有通过考核才能允许上岗，通常培训的岗位应当包含：技术部、业务部、采购部、仓库管理员、财务人员、系统管理员以及总经理；最后，是售后服务，售后服务包括现场支持、电话支持、计算机远程服务等，一套好的软件还应当辅之一套满足客户需要的完整的售后服务计划，包括建立客户维护服务档案、制定维护服务等级等。
第四，业务专注度VS公司规模
　　尽管市场上有相当多的服装管理软件系统，但是从行业整体水平看，外贸服装企业使用软件的比例还是很低，目前服装管理软件还是属于市场导入阶段，专门从事服装管理软件研发的公司的数量更少、规模还不大，作为专业开发经营服装管理软件的具有全国范围内的知名度和美誉度的公司几乎还没有；还有一些规模稍大的公司，主营产品可能并非服装管理软件，只是有一个部门或者一个团队来负责服装管理软件方面的开发与销售，对于这样的公司，虽然规模和实力看似比较大，但由于业务不专注，一旦遇到经营上的困难，很有可能就会放弃这项业务。这是在我们行业中一种比较常见的现象。因此，我们认为，相对于公司的规模，更加重要的是业务的专注程度。因为事物发展的规律就是，只有专注，才会成为专家；只有专注，才能有力量！
第五，有效客户的数量和质量
　　外贸服装企业在选择软件时已经知道需要了解该软件的已有客户，或者叫成功案例。一些软件公司往往投其所好，把成功案例的客户名单列上一长串，没有地址、没有电话、没有联系方式，这样的客户名录哪怕再多，都是没有意义的。我们这里说的有效客户名录，不仅仅指使用该软件的客户，更为重要的是由谁来完成实施和服务的。常常遇到一些市场上有一定知名度的软件，在全球范围内的户用多达上千家，但是具体到某一个市场，可能还没有几家用户，因此，遇到这样的情况，就希望老板们擦亮眼镜，因为或许你就是遇到一个新手在为你提供服务呢。在应用软件领域，具体的实施服务能力、经验是非常重要的，这往往会成为一个软件是否能成功实施的关键因素。比如，一套服装管理系统在A公司能够成功实施，并不一定在B公司就能达到同样的效果，因为不同的实施服务能力，会带来截然不同的实施效果；同样的事情还会发生在一些不断从一些相对大一些的公司分裂出来的小公司那里，这种情况更加司空见惯。因为刚刚分裂出来，尽管有了改头换面的产品，但新的产品还没有正式用户，因此一个是采取免费策略，另一个就是采取共享用户的策略，原现公司的客户，也会堂而黄之的被列到公司的用户名录中去。所以，考察有效用户，不仅要看数量，还要看质量；不仅要听介绍，有条件最好还要去现场看。这样才一定能看出个究竟来。
第六，选合作伙伴VS选产品
　　目前许多外贸服装企业，尤其是地处沿海城市的大型外贸服装公司，选择服装管理系统有非常优越的选择余地，往往会有一大批软件公司上门推销，把一些外贸服装企业负责选型的人员弄得自我感觉太好了，有太多的选择余地了，而且经过几家介绍，原来的外行也变成所谓的内行了，此时，除了软件的功能是一个选择的指标外，最重要的取舍标准似乎就是价格了。其实，正是这时候最容易陷入误区。为什么呢，因为产品的功能丰富并不一定是自己所需要的，价格更不能作为选择软件的一个标准。我们必须强调，外贸服装企业在选择软件时，一定要与企业其他的产品供应商有明确的区别，软件不仅仅是产品，更是服务，是产品和服务的混合体，因此，选择软件与其说是选择产品，不如说是选择一个长期的合作伙伴。这就需要外贸服装企业考察除了产品之外，软件系统供应商的服务能力也应该是重点考察因素，因为正是这些因素，决定了该公司是否可以成为自己长期、稳定的、可以信赖的合作伙伴的重要条件。
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